ガス圧接工事の現場では、工事日報は以前から当たり前のように使われています。「今日どこで、誰が、何をやったか」を記録する——それ自体はシンプルな作業です。

しかし、その工事日報を「売上につなげる」「仕入に使う」「歩合を自動計算する」という発想に変えるだけで、業務全体が大きく変わります。スマホ入力も、現場の運用変更も必要ありません。今回は、いつも使っている工事日報の考え方を少し変えるだけでDX化を実現した、ガス圧接会社の事例をご紹介します。

紙の日報はそのまま残した

この会社では以前から紙の日報を利用していました。現場では作業内容・作業時間・顧客サインを記入して提出するという流れが定着しており、職人も慣れていました。

無理にシステムへ移行するより、定着している運用を活かす方が現場の負担を増やさないという判断です。

iToneに工事日報機能を追加

iTone標準の販売管理機能はそのまま利用し、売上登録の前段階として工事日報機能を追加しました。新たに工事マスターを用意し、工事名・作業担当者・作業時間・出来高・外注応援などを登録できるようにしています。

入力担当と確認担当によるダブルチェック

現場担当者が直接入力すると入力漏れ・ミス・誤操作などが起こりやすくなります。そこで、紙の日報を受け取った事務担当が入力し、別の担当者がチェックするという2段階の流れを採用しました。

ダブルチェックを行うことで、データの正確性を高めながら安定した運用ができています。

工事日報から売上を自動作成

登録された工事日報の出来高情報をもとに、売上データと売上予定を自動作成します。その後はiTone標準機能により、請求書発行・入金管理・freee会計連携まで一連の流れで処理できます。売上以降は標準機能のため、新しい運用を覚える必要もありませんでした。

工事日報から仕入データも自動作成

工事日報に登録された外注応援の情報から、仕入データを自動作成します。外注業者から届く請求書と照合することで、請求漏れや請求金額の違いも確認しやすくなりました。

工事日報を歩合計算にも活用

出来高データの精度が上がったことで、担当者別の歩合計算もシステム化しました。担当者別実績・日別成果・月間集計を自動集計できるようになり、これまで集計作業にかかっていた時間を大幅に削減できました。

現場を変えないこともDXの一つ

DXというと「現場を大きく変える」というイメージがありますが、現場の負担を増やさないことの方が重要な場合もあります。今回の事例では、紙の日報も現場の作業もそのままで、入力は事務担当が行うという運用を採用しました。

入力された情報を業務全体で活用できる仕組みを作ることが、現場に無理をさせないDXの本質です。iToneでは標準の販売管理機能を活かしながら、お客様の業務に合わせた工事日報機能の追加にも対応しています。

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