販売管理システムを導入する際、「Excelをすべてやめてシステムに移行する」という方針をとる企業は少なくありません。しかし、業種や商品特性によっては、Excelの柔軟性をあえて残した方が、現場の運用が安定するケースもあります。今回は、商品・価格の管理にはExcelを活用し、受注・売上・請求などの基幹業務はiToneで管理することで、両者の強みを組み合わせた運用を実現した2つの事例をご紹介します。

なぜ「あえてExcel」なのか

Excelには、販売管理システムにはないメリットがあります。

一方で、受注・売上・請求・在庫などの基幹業務をExcelで管理し続けると、入力ミス・版管理の煩雑さ・属人化といった問題が生じます。そこで、「変更頻度が高く独自ルールが多い部分はExcel」「安定運用が必要な基幹業務はiTone」と役割を分担することで、両者の弱点を補い合う運用が成立します。

事例①　アパレル・日用品卸

課題

色違い・サイズ違いなど商品バリエーションが多く、さらに得意先ごとに複数の価格グループを管理する必要がありました。商品点数が多い上に価格グループの数も多いため、都度システム上で価格を変更する運用では管理が煩雑になりがちです。また、担当者による入力ミスが発生しやすい状況でもありました。

カスタマイズ内容・運用

商品管理にはExcelを採用しました。Excelのフィルタ機能・入力のしやすさ・一覧性を活かしながら、次の2点をExcel側で管理します。

整備したExcelデータをiToneへ取り込む際、適用開始日を指定できるようにしたことがポイントです。これにより、一斉価格改定の事前準備をExcel上で完結させ、指定日にまとめてiToneへ反映するという運用が実現しました。

事例②　食品卸

課題

食品卸では商品の市場価格が日々変動するため、基準価格に対する差額によって価格グループを算出するという独自ルールで運用されていました。価格グループの仕組み自体はシンプルでも、その算出ルールは市場環境の変化によって随時見直しが必要です。このルールをシステムに組み込むと、ルール変更のたびにシステム改修が発生するリスクがありました。

カスタマイズ内容・運用

お客様のご要望により、価格計算のルール自体はExcel側で管理し、その結果をiToneへ取り込む運用を採用しました。Excelの関数・数式を使って価格グループを算出するため、ルールが変わってもExcel側の数式を修正するだけで対応が完結します。

「Excelをなくす」のではなく「Excelを活かす」

多品種・頻繁な価格改定・独自の算出ルール——こういった特性を持つ業務では、すべてをシステムに閉じ込めることが必ずしも最適解ではありません。

iToneセールスでは「すべてをシステム化する」ことが正解とは考えていません。お客様の業務フローや商習慣に合わせて、システムとExcelの役割を柔軟に設計することもカスタマイズのひとつです。

現在の運用に課題を感じている場合や、「こんな使い方はできる？」というご相談でも、お気軽にお問い合わせください。

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