目次
freee会計を導入し、現場ではExcelで売上管理・案件管理・在庫表を使っている。この組み合わせは実際によくある運用です。最初のうちは特に問題なく回っているように見えますが、会社の成長とともに少しずつ負荷が増え、あるタイミングで限界が見えてきます。
少人数・件数が少ない時期は十分に回る
たとえば、社長＋事務1名・営業担当が1〜2名・商品点数が少ない・月間請求件数も多くない、というような体制であれば十分に回るケースがあります。
Excelで見積管理
＋
Excelで売上一覧
＋
freee会計で請求・会計処理
💡
ポイント：むしろ無理に大きなシステムを入れるより、身軽に運用できる時期とも言えます。
人が増えるとExcel共有が難しくなる
問題が出やすいのは、人員が増えた時です。営業が3人以上になる・事務担当が複数になる・拠点が分かれる・外出先から確認したい人が増える、といった状態になると次のような問題が起きやすくなります。
人数が増えたときに起きやすいこと
- 誰が最新版を持っているのか分からない
- 同時編集で崩れる
- 入力ルールが人によって違う
- 確認待ちが増える
💡
ポイント：Excelは個人利用に強く、組織利用には限界があります。
件数が増えると転記作業が重くなる
月間の取引件数が増えてくると、次のような二重入力・確認作業が積み上がります。
Excelへ入力
→
freee会計へ請求登録
→
入金確認
→
集計表更新
💡
ポイント：1件なら数分でも、月100件・200件となると大きな時間になります。人件費で見れば、見えないコストが増えていきます。
在庫や原価が絡むと難易度が上がる
特に注意したいのは、在庫管理・原価管理・複数倉庫・発注と仕入連動・商品点数増加といった領域です。Excelで管理できなくはありませんが、かなり管理力が必要です。
在庫管理
原価管理
複数倉庫
発注と仕入連動
商品点数増加
💡
ポイント：担当者頼みになりやすく、退職や引継ぎで一気に崩れることもあります。
経営判断の速度が落ち始めたら要注意
数字が見えるまでに時間がかかるようになったら、限界のサインです。
経営判断が遅れているサイン
- 今月の粗利がすぐ分からない
- 未請求が残っていないか不安
- 売れ筋商品がすぐ出ない
- 在庫過多に後から気づく
- 月末締め後に集計している
💡
ポイント：会社が伸びるほど、この差は大きくなります。
では、どこまでなら運用できるのか
明確な人数基準はありませんが、実感値としての境目を整理すると次のようになります。
回りやすい状態
人数が少ない／商品が少ない
案件が単純／社内で状況共有しやすい
案件が単純／社内で状況共有しやすい
→
苦しくなる状態
人が増える／取引が増える
在庫が増える／情報共有が複雑になる
在庫が増える／情報共有が複雑になる
まとめ
freee会計とExcel管理は、スタート期には十分現実的な運用です。しかし会社が成長すると、次の課題が表面化します。
💡
ポイント：限界が来るのはExcelの性能ではなく、会社の成長に管理体制が追いつかなくなった時です。
そのタイミングで、次の形へ進む会社が増えています。
会計はfreee会計
＋
現場業務は販売管理システム
→
必要な数字を連携
Excel運用の見直しを検討している方へ
Excelで十分な業務もあれば、仕組み化した方が効率的な業務もあります。
現在の運用をもとに、Excelを残すべき業務とシステム化すべき業務の整理をお手伝いしています。
現在の運用をもとに、Excelを残すべき業務とシステム化すべき業務の整理をお手伝いしています。
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