Excelが向いている業務

まず、Excelは⾮常に便利です。
⾃由度が⾼く 、すぐ 作れて、誰でも使える。
特に次のような業務は、今でもExcelとの相性が良いケースがあります。

① ⼀時的な集計や分析

例えば、

• 月別売上の比較
• 粗利分析
• 簡単なグラフ作成
• 仮のシミュレーション

などです。
これは「管理」ではなく「分析」に近いため、
Excelの柔軟性が活きます。
システム化すると逆に操作が重くなるケースもあります。

② 個⼈レベルのメモ‧下書き

営業担当者が、

• 商談メモ
• アイデア整理
• 仮見積
• 個人的なTODO

をExcelで管理すること自体は問題ありません。
ただし、
それが会社全体の正式データになった瞬間に危険が始まります。

③ ⼀時的なデータ加⼯

CSVを加工したり、
freee会計へ取り込む前の整形を行ったりする用途です。
これは“作業用”としてのExcelであり、マスタ管理とは別物です。

Excelを残すと危険な業務

⼀⽅で、
Excelで続けるほど問題が⼤きくなる業務もあります。
特に次の業務は要注意です。

① 売上管理

これは非常に多いです。

• 見積はExcel
• 売上一覧もExcel
• 請求前チェックもExcel
• freee会計へ最終金額だけ入力

という流れです。
最初は回ります。
しかし、件数が増えると、

• 売上漏れ
• 二重請求
• 請求忘れ
• 修正履歴不明

が発生しやすくなります。
さらに、
「誰のExcelが最新なのか分からない」という状態になりやすいです。

② 在庫管理

freee会計ユーザーで特に多いのが、Excel在庫管理です。
ですが在庫は、

• 売上
• 仕入
• 入荷
• 出荷
• 原価

が連動するため、
Excelとの相性が非常に悪いです。
例えば、

• 営業は売ったつもり
• 倉庫は出荷済
• 経理は未処理
• Excel在庫は更新漏れ

という状態が普通に起こります。
在庫は「一覧表」ではなく、
本来は“履歴管理”が必要な業務です。

③ 請求管理

請求業務をExcelで行うと、
会社の信用問題につながります。
特に危険なのが、

• 締日違い
• 請求漏れ
• 再請求
• 分割請求
• 一部納品
• 複数担当者

が混在し始めた時です。
Excelは自由度が高い反面、ルール管理が弱いため、
運用が属人的になりやすいです。

④ 顧客ごとの価格管理

これもExcelに残りやすい業務です。
例えば、

• A社だけ特別単価
• 商品ごとに価格違い
• 期間限定価格
• 取引先別掛率

などです。
最初は一覧表で管理できますが、
件数が増えると破綻しやすくなります。
そして怖いのが、
「古い価格表を使って見積してしまう」ことです。
利益が削られる原因になります。

Excelが危険になる境界線

では、どこから危険になるのでしょうか。
一つの目安は、
「複数人が触り始めた時」
です。
個人利用のExcelは便利です。
しかし、

• 営業
• 経理
• 倉庫
• 管理者

など複数人が関わると、
一気に管理が崩れやすくなります。
さらに、

• ファイルコピー
• メール添付
• ローカル保存
• 最新版不明

が始まると、
Excel管理の限界が見えてきます。

freee会計ユーザーが考えるべきこと

freee会計は、
会計処理としては非常に優れています。
ただし、

• 見積
• 受注
• 売上
• 在庫
• 発注
• 請求

などの“業務管理”は別問題です。
だからこそ、
「どこまでExcelで続けるか」を整理する必要があります。

まとめ

Excelは悪ではありません。
むしろ、
現場では今後も必要なツールです。
ただし、

• 履歴が重要な業務
• 複数人が触る業務
• 金額が連動する業務
• 在庫や請求のようなミスが許されない業務

をExcelで続けると、
どこかで限界が来ます。
freee会計を導入していても、現場業務がExcelのままだと、
「会計だけクラウド化された状態」
で止まっているケースは少なくありません。
まずは、
“Excelを残してよい業務と、残してはいけない業務”を整理することが、業務改善の第一歩になります。

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