週刊の出版物を発行するお客様では、有料会員への定期購読管理と広告掲載管理を、外部に依頼して開発した独自のAccessシステムで運用していました。今回は、そのAccessシステムをクラウド化し、会員管理・販売管理・顧客管理・freee会計連携までを一元化した事例をご紹介します。

Accessでの運用に限界を感じていた

長年利用してきたAccessシステムでしたが、業務の拡大とともにさまざまな課題が表面化していました。

「今のシステムをこのまま使い続けるべきか」というタイミングで、クラウド型への移行を検討されました。

定期購読の更新業務を効率化

このシステムで最も重要な業務が、有料会員の定期購読管理です。会員には複数の会員種別があり、それぞれの購読期限を管理しています。購読期限が近づくと、更新対象者の抽出・更新案内・更新状況の確認・フォローという一連の作業が発生します。

iToneでは、更新が確定した会員について一覧から受注データを一括生成し、そのまま請求書を作成できるようにしました。毎年繰り返し発生する更新業務を効率化し、担当者の負担を大きく軽減しています。

広告管理はExcelをそのまま活用

広告掲載の管理については、長年利用してきたExcelでの運用が現場に定着していました。広告枠や掲載位置など業界特有の管理内容が多く、現場ではExcelが最も使いやすい状況でした。

そこで、広告管理を無理にシステムへ置き換えるのではなく、現場の運用をそのまま活かす方針をとりました。ExcelからCSVで出力した広告データをiToneの受注へ一括取り込みできる仕組みを構築しています。

現場の使い慣れた運用を変えることなく、販売管理での一元管理を実現しています。

会員売上と広告売上を一元管理

以前は会員の売上と広告の売上が別々に管理されていたため、会社全体の売上を把握するには都度集計作業が必要でした。

iToneでは、更新業務から作成される受注データとExcelから取り込まれる広告受注データを同じ販売管理で管理します。その結果、会員売上・広告売上・売上推移・商品別売上などを一つの集計レポートで確認できるようになりました。

会社全体の売上状況がリアルタイムで把握できるようになり、経営判断にも活用できる仕組みとなっています。

顧客管理も大幅に強化

今回のシステムでは、販売管理だけでなく顧客管理機能も充実させました。顧客には一般会員・法人・図書館などの公共機関といったさまざまな属性があり、それぞれに応じた管理ができるようにしています。

顧客との関係を継続的に管理できるようになり、フォローのタイミングや対応品質の向上にもつながっています。

freee会計との連携で販売管理と会計を一体化

請求データはfreee会計へ連携し、会計データを自動作成しています。販売管理と会計がつながることで、二重入力の削減・入力ミスの防止・会計処理の効率化を実現しました。受注から請求、会計までを一連の流れで処理できるようになり、日々の業務負担を大きく軽減しています。

まとめ

今回の事例は、単にAccessをクラウドへ移行しただけではありません。定期購読の更新管理・会員管理・顧客管理・販売管理・freee会計連携を一元化するとともに、広告管理については現場で定着していたExcelをそのまま活用する仕組みを採用しました。

すべてをシステム化するのではなく、現場で使いやすい運用は残しながら、販売管理や会計との連携によって業務全体を効率化する——それもiToneのカスタマイズ事例のひとつです。

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