freee会計を導入していても、見積・受注・請求・在庫管理は別の方法で運用している会社が多く、Excel管理が増えると販売管理システムの導入を検討し始めます。ただ機能一覧だけでは違いが分かりにくいため、「自社の業務を整理できるか」という視点で比較ポイントを紹介します。

freee会計との連携範囲を確認する

販売管理システムを比較するとき、最初に確認したいのがfreee会計との連携です。多くのシステムが「freee連携対応」と記載していますが、実際に連携できる範囲は製品によって異なります。

実務では請求書を発行した後の管理も重要です。例えば、どの請求が入金済みか・未入金はいくらあるか・売掛金残高はいくらか、といった情報です。

「freeeと連携できるか」ではなく、「どこまで連携できるか」が重要です。請求や支払だけでなく、入金情報や消込情報まで連携できれば、売掛金や買掛金の管理をより正確に行いやすくなります。

受注から請求までの流れを確認する

販売管理システムは、見積・受注・売上・請求・入金という流れで管理するのが一般的です。しかし実際の業務では、受注した後の管理方法に大きな違いがあります。

例えば、受注残を管理できるか・一部納品に対応できるか・分割売上に対応できるか・受注から発注を作成できるか、といった点です。

特に仕入商品を販売する業種では、受注内容をもとに発注を行うケースが少なくありません。この場合、受注から発注を作成できる仕組みがあると、入力作業や発注漏れを減らすことができます。

受注後の業務をどこまで管理できるかが大きな比較ポイントになります。請求書が作れることだけではなく、受注から納品、発注までの流れを効率化できるかを確認しておきましょう。

在庫管理が必要かを考える

販売管理システムを比較するときに見落とされやすいのが在庫管理です。「販売管理は必要だが在庫管理は不要」という会社もあれば、「在庫管理が課題なのに、請求や受注機能ばかり比較している」というケースもあります。

在庫管理が必要かどうかで選ぶべきシステムは大きく変わります。まずは自社がどこまで在庫を管理したいのかを整理しておくことが大切です。

Excelを置き換えられるかを見る

販売管理システムを導入しても、結局Excelが残るケースがあります。見積一覧・案件管理・顧客管理・原価管理・売上集計などです。

現在使っているExcelを整理すると、実は管理したいのは請求ではなく、顧客管理・案件管理・受注管理だったというケースもあります。

比較するときは「機能の多さ」よりも「Excelを減らせるか」が重要です。今の業務で使っているExcelをどこまで置き換えられるのかを確認しておきましょう。

将来の業務変化に対応できるか

導入時には問題なくても、会社の成長とともに運用が変わることがあります。

現在の課題だけでシステムを選ぶと、数年後に再度システムを入れ替えることになる場合もあります。販売管理システムは今だけでなく、将来の運用も見据えて選ぶことが大切です。業務の変化に合わせて運用できるかどうかも比較ポイントの一つです。

まとめ

販売管理システムを比較するときは、機能数や価格だけで判断してしまいがちです。しかし、実際には自社の業務に合っているかどうかが最も重要です。

比較検討の前に、自社が何を改善したいのかを整理しておくことが失敗しないポイントです。

関連記事