メーカーや業界専用の販売システムを利用している企業では、「使いにくい」と感じながらも使い続けなければならないケースが少なくありません。「メーカー指定だから変更できない」「発注・受注はそのシステムでしか行えない」——こうした事情を抱えながら、会計や売上管理との分断に悩む企業も多くあります。今回は、外部システムとiToneをつなぐことで販売・会計を一体化した事例をご紹介します。

メーカー専用システムには重要な役割がある

化粧品や自動車部品などを扱う卸売業では、メーカーが提供する専用システムを利用するケースがあります。そのシステムでは、商品情報の配信・価格更新・在庫情報・受注登録・出荷データ・請求書発行など、業界ならではの機能が提供されています。

日々変化する商品情報を管理するために欠かせないこれらの機能は、他の販売管理システムへ簡単に置き換えることは現実的ではありません。つまり「そのシステムを使わざるを得ない」という状況です。

問題は販売管理ではなく、その先にある

メーカーシステムだけで日々の受注業務は行えます。しかし、会計システムとの連携・経営分析・売掛金管理・他システムとのデータ共有までは考えられていないことがほとんどです。

その結果、「受注はメーカーシステム、会計はfreee会計、売上集計はExcel」というように業務が分散し、毎月CSV出力→Excel加工→手入力→データチェックを繰り返している企業も珍しくありません。

iToneは外部システムとの連携を前提に考えています

iToneは「すべてを置き換える」ことだけを目的としていません。どうしても使い続けなければならないシステムがあるのであれば、そのシステムを活かしながら販売・会計を一体運用する方法をご提案しています。

メーカーシステムから出力された売上データをiToneへ取り込み、売上登録・請求管理・入金管理・freee会計連携までを自動化できます。これにより、販売データを二重入力する必要がなくなります。

売上だけではありません

実際の連携では、売上データだけでなく商品マスター・取引先マスター・担当者情報なども外部システムと連携するケースがあります。マスターを同期しておくことで、日々のメンテナンス作業も大幅に削減できます。

「つなぐ」という考え方が業務を変える

販売管理システムを導入するというと「今のシステムを全部やめる」というイメージを持たれることがあります。しかし実際には、残すシステム・連携するシステム・置き換えるシステムを整理することで、無理なく業務改善できるケースが多くあります。

まとめ

メーカー専用システムや業界専用システムには、それぞれ必要な役割があります。一方で、販売・会計・経営管理まで考えると、それだけでは十分ではない場面も少なくありません。

「今のシステムを活かしながら、業務全体を効率化したい」——そんな企業様に選ばれている導入パターンのひとつです。

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