自然保護活動や環境保全活動を行う団体では、会員管理と年会費管理が欠かせません。今回のお客様では、会員情報はExcel・会計処理はfreee会計・入金確認は通帳や入金記録・寄付金は個別対応という形で運用されていました。会員数の増加と人員の減少が重なり、従来の運用を維持することが難しくなったことをきっかけに、iToneによる一元化に取り組みました。

Excelと会計ソフトが分かれていたことが最大の課題

会員には普通会員・賛助会員などの区分があり、毎年会費を徴収しています。さらに寄付金の受付・金額変更への対応・入金確認・未入金者への再案内なども発生します。

しかし会員情報はExcel、会計処理はfreee会計という二本立ての運用だったため、同じ内容を何度も入力する必要がありました。

Excelと会計ソフトの二本立て運用が、かえって業務を複雑にしていたのです。

定期管理機能で毎年の会費請求を自動化

iToneの定期管理機能を利用し、会員ごとの年会費をもとに受注データを自動生成する仕組みを構築しました。

会員種別ごとの会費は基本的に決まっていますが、寄付金などにより予定金額が変わることがあります。その場合も受注データ上で変更内容を反映できるため、請求から会計連携まで一連の流れで処理できるようになりました。

ゆうちょ銀行の入金確認からfreee会計まで一気通貫

会員からの振込は主にゆうちょ銀行から行われています。入金記録を確認しながら請求計上を行い、そのままfreee会計へ連携できる仕組みを構築しました。

これまで別々だった会員管理と会計処理がつながったことで、毎年の更新業務が大幅に効率化されました。

会費と寄付を別々の勘定科目で管理

「会費と寄付金を同じ収益として扱うのではなく、freee会計上で別々の勘定科目で管理したい」というご要望もありました。iToneでは商品ごとにfreee会計へ連携する勘定科目を設定できるため、普通会員年会費・賛助会員年会費・寄付金をそれぞれ適切な勘定科目で連携できるようにしました。

未入金の会員をすぐ把握できるようになった

従来は「誰がまだ振り込んでいないのか」を確認するだけでも時間がかかっていました。現在は受注データを見るだけで未入金の会員をすぐ把握でき、再案内の送付・電話連絡・更新確認もスムーズに行えるようになりました。

最終的に更新されなかった会員についても、状況を確認しながら受注データを整理できるため、判断に迷うことがなくなりました。

対応履歴で会員フォローも共有

iToneでは、お金の流れだけでなく会員ごとの対応履歴も記録できます。問い合わせ内容・電話連絡の記録・寄付に関する相談・更新案内の履歴などを残せるため、担当者が変わった場合でも過去の経緯を確認しながら対応できます。

会員管理システムとしてだけでなく、会員とのコミュニケーションを支える仕組みとしても活用されています。

業務負担は約8割削減。少人数でも運営できる仕組みに

会員管理・年会費管理・入金管理・会計処理が一つにつながったことで、毎年繰り返される更新業務の負担は約8割削減。会費と寄付金を別々の勘定科目で管理できるようになったことで、会計処理の手間も大幅に削減されました。人員が減少する中でも、これまでと変わらない運営を続けられる体制を実現できました。

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