freee会計とExcelでは在庫と原価がつながりにくい

freee会計では仕入は記録されますが、在庫としては管理されません。

• この在庫はいくらで仕入れたのか分からない
• 売上に対する原価が正しく出ない

一方、Excelでは数量だけを管理しているケースがほとんどです。
この状態になると、
結果として、
粗利は出ているように見えても、実際には在庫差異や入力タイミングのズレを含んだ“概算値”になりやすいのが特徴です。

Excel在庫管理では更新タイミングがバラバラになる

Excelはリアルタイム更新ではないため、

• 仕入時だけ更新
• 出庫は後でまとめて入力

といった運用になりがちです。
すると、

• 実在庫とExcelが合わない
• 在庫がある前提で受注してしまう

というズレが発生します。
実際には、

• 月末にまとめてExcel更新を行っている
• 在庫数は担当者へ確認している
• 棚卸時に差異を調整している

といった運用も少なくありません。
これはミスではなく、
運用上必ず起こる構造的な問題です。

在庫販売と直送販売の区別が曖昧になる

実務では、

• 在庫として持つ商品
• 仕入先から直送する商品

が混在します。
しかしExcelではこの区別が曖昧になり、

• 在庫に含めるのか分からない
• 売上との関係が崩れる

という状態になります。
結果として、
在庫表なのか売上管理表なのか分からない資料になります。

Excelの在庫数が最新か分からなくなる

Excelの在庫は、更新した時点の情報です。
つまり、

• いつ時点の在庫か分からない
• 最新かどうか判断できない

という状態になります。
本来必要なのは、
「今いくつあるか」
ですが、それが分からないため、
意思決定に使えない在庫表になります。

棚卸が原因確認ではなく帳尻合わせになる

Excel管理では、

• なぜズレたのか分からない
• 履歴が残らない

という状態になりやすいです。
そのため棚卸は、

• 実数を確認する作業ではなく
• 帳尻を合わせる作業

になってしまいます。
これでは、
同じズレが繰り返されるだけです。

Excel在庫管理は担当者に依存しやすい

Excel在庫は、

• 誰が更新するか
• いつ更新するか
• どう入力するか

がルール化されにくく、属人化します。
結果として、

• 担当者がいないと回らない
• 引き継げない

という状態になります。
これはツールの問題ではなく、
仕組みとして限界がある状態です。

まとめ

freee会計ユーザーが在庫管理を見直すときの考え方

まず、freee会計で管理する範囲と、販売管理・在庫管理で管理する範囲を分けて考えることが大切です。 freee会計は会計処理に強い一方で、商品ごとの在庫数、入出庫履歴、得意先別の販売状況、商品別粗利まで細かく管理するには限界があります。 そのため、在庫管理を安定させるには、売上・仕入・在庫・原価を一つの流れで管理できる仕組みを用意し、会計処理はfreee会計へ連携する形が現実的です。

freee会計とExcelで在庫管理を行う場合、問題は次の3点に集約されます。

• 在庫と原価がつながっていない
• 在庫がリアルタイムで管理されていない
• 管理が人に依存している

この状態では、

• 正しい粗利が分からない
• 在庫の過不足が判断できない
• 業務が安定しない

といった影響が出てきます。
在庫管理は単なる数量管理ではなく、
売上・仕入・原価をつなぐ業務の中心です。