目次
「今も問題なく動いているから大丈夫」と思っていませんか。Accessは突然使えなくなるよりも、少しずつ業務の負担やリスクが増えていくケースが多くあります。まずは5つのポイントを確認してみましょう。
はじめに
「Accessは今日も動いている。だから問題ない。」——そう考えている会社は少なくありません。しかし、Accessの問題は「起動するかどうか」だけではありません。実際には次のような課題が少しずつ積み重なっているケースが多くあります。
| ●作った社員が退職した |
| ●パソコンを更新できない |
| ●集計だけExcelで行っている |
| ●拠点ごとにデータが分かれている |
まずは現在の状況を確認してみましょう。
☑ チェック1｜作った人・詳しい人は社内にいますか？
| □修正できる人が社内にいる |
| □設計内容が分かる人がいる |
| □不具合が出ても社内で対応できる |
一つでも「いいえ」がある場合は注意が必要です。システムが動いていても、将来の保守が難しくなる可能性があります。
☑ チェック2｜特殊な環境で動かしていませんか？
次のような環境が前提になっている場合は注意が必要です。
| ⚠Windows 7 / Windows 10の古いPC |
| ⚠古いOffice（更新を止めている） |
| ⚠リモートデスクトップ・仮想環境経由で使用 |
パソコン更新のタイミングで突然動かなくなることもあります。
☑ チェック3｜Excelで補っている作業はありませんか？
Accessだけでは足りず、Excelとの行き来が増えている場合は、業務全体を見直すタイミングかもしれません。
| 例集計だけExcelで行っている |
| 例請求書だけExcelで作成している |
| 例分析・レポートだけExcelで作成している |
→ 関連記事：AccessのWeb化で顧客管理と販売管理を一元化
☑ チェック4｜複数人・複数拠点で困っていませんか？
このような運用は、業務量が増えるほど負担も大きくなります。
| ⚠同時利用が不安定になることがある |
| ⚠データをメールやUSBで送り合っている |
| ⚠拠点ごとに別データで管理している |
| ⚠毎月データを手作業で結合している |
→ 関連記事：複数拠点で管理していた顧客管理をクラウドで一元化した事例
☑ チェック5｜Accessは今の業務に合っていますか？
最後に確認したいのは「Accessが動くか」ではなく「現在の業務に合っているか」です。次のような要望が増えているなら、Accessを維持するより新しい仕組みの方が業務効率は大きく改善する可能性があります。
| 例テレワーク・外出先でも使いたい |
| 例定期請求・サブスクリプション請求を自動化したい |
| 例会計システムと連携して二重入力をなくしたい |
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