長年利用してきたAccessは、Excel管理からの脱却に大きく貢献したツールでした。しかし業務が成長するにつれ、できないことをExcelや運用ルールで補う場面が増え、気づけば全体の手間が増えていた——今回はそういった課題を持つ美容品の卸・直販を手がけるお客様が、iToneへの移行によって顧客管理・販売管理・分析業務を一元化した事例をご紹介します。

Accessは便利だったが、業務の変化に追いつけなくなっていた

当初、AccessはExcel管理から脱却するためのツールとして導入され、現場にも定着していました。しかし利用が進むうちに「こういう管理もしたい」「対応履歴も残したい」「分析をもっと充実させたい」という要望が増えていきました。

Accessは簡単には改造できないため、システムを変える代わりに運用ルールで対応するようになりました。その結果、例外処理・別管理・Excelでの補完が増え、かえって手間が増えていきました。

拠点ごとに独立したAccess運用になっていた

複数拠点でAccessを利用していましたが、それぞれ独立したデータベースで運用されていました。同じ顧客でも拠点によって情報が異なり、データの整合性が取れない状態でした。

定期的に各拠点のデータを出力→Excelで結合→集計→分析という作業を行っていましたが、この分析データは次の業務に活きるものではなく、「頑張って集計しても、その場限り」という状況でした。

顧客管理もExcelが増えていった

販売形態も変化し、一般顧客への直接販売と卸先への販売の両方を管理する必要がありました。一般顧客の購買履歴・問い合わせ履歴・対応履歴はAccessでは対応できずExcelで管理し、卸先への販売や請求もExcelで管理していました。

その結果、集計作業・売上分析・会計処理など多くの手作業が発生し、本来の営業活動に使える時間が削られていました。

AccessのWeb化で情報を一元化

iToneへの移行により、顧客管理と販売管理を一つのシステムに集約しました。

さらにfreee会計と連携することで、売上・請求情報が会計へ自動連動し、二重入力が不要になりました。経理処理にかかる時間も大幅に短縮されています。

RFM分析によって顧客分析の質が向上

顧客分析にはRFM分析を採用しました。これまで感覚で行っていた営業活動が、データに基づいたものへ変わりました。

購入機器や体験履歴も管理できるようになった

顧客が購入した機器をリスト化し、購入機器・利用状況・アフターフォロー・体験履歴などを記録できるようになりました。「前回どんな話をしたか」「どの商品を利用しているか」を確認しながら対応できるようになり、顧客満足度の向上につながりました。

また、問い合わせ→商談→提案→契約までの流れも管理できるようになり、営業活動の見える化と売上アップにも貢献しています。

まとめ

今回のお客様は、AccessをただIToneに置き換えたのではありません。顧客管理・販売管理・分析業務をWeb化して一元化したことで、複数の課題を同時に解決しました。

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