長年にわたって中小企業の販売管理を支えてきた東芝テック「事務コン」。安定した動作と使い慣れた操作性から、10年以上利用を続けている企業も少なくありません。しかし近年、更新費用や運用面の変化をきっかけに、クラウド型販売管理への移行を検討する声が増えています。実際の移行事例をもとに、移行の流れと検討ポイントをご紹介します。

事務コンを長く使ってきたが課題を感じ始めた

「動いているから変える必要はない」という判断は自然なことです。ただ、あるタイミングでふと不安を感じ始めることがあります。

「今すぐ困っているわけではないが、このまま使い続けていいのか」という段階でご相談に来られる企業が多い印象です。

機器のリプレース費用が、切り替えを検討するきっかけになった

事務コンは専用機器で動作するシステムです。そのため、機器の老朽化にともなうリプレースが避けられません。機器代・設置費用・設定費用などを含めると、まとまった更新費用が発生するケースがあります。

「次の更新タイミングで、このままリプレースするべきか」——この判断の時期こそが、クラウド型販売管理への切り替えを検討する最大のチャンスです。リプレース費用をクラウドの初期費用・月額費用と比較すると、移行の合理性が見えやすくなります。

また、バージョンアップ費用や保守費用も継続的にかかるため、トータルコストで考えるとクラウド移行のメリットはさらに大きくなります。

社内でしか使えないことが不便になっていた

オンプレミス型の制約として、社内ネットワーク外からのアクセスにはVPN設定や拠点間接続が必要でした。以前は問題なくても、営業担当者が外出先から受注・在庫状況を確認したいというニーズが高まるにつれ、クラウド化への関心が増しています。

データ移行が一番の不安だった

システム切り替えで最初に心配されるのがデータの扱いです。取引先・商品マスター、売掛残高、在庫数、過去の売上履歴……「今までのデータをどうするのか」が大きなテーマになります。

ただし、重要な前提があります。すべてのデータを完全移行する必要はありません。「移行＝過去をすべて再現する」と考えると作業量が膨大になります。実際には、これから業務で使うデータに絞って移行することがスムーズな切り替えの鍵です。

必要なデータを整理して移行

実際の移行では、業務継続に必要なデータを優先して新システムへ取り込みました。

専用機器ごと撤去するケースでは、旧システムで過去データを参照する環境を残すことができません。新システムで過去の売上データも確認できるようにしておくことで、導入後の業務にも支障なく対応できます。「今後の運用をシンプルにすること」を優先したことで、移行範囲が明確になり、スムーズに切り替えができました。

クラウド化によって運用をシンプルにできた

まとめ

事務コンはまだ使えるシステムです。ただ、更新費用・運用負担・将来の利用環境を総合的に考えたとき、クラウド化を検討するタイミングは必ず訪れます。

重要なのは「すべてを作り直す」ことではなく、現在の運用をできるだけ維持しながら、将来も安心して使える環境へ移行することです。移行を検討されている場合は、まず現在の運用状況とデータの整理から始めてみてください。

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