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法人向けに観葉植物レンタルを行っている企業様では、数百社のお客様への定期請求をAccessで管理していました。請求件数の増加と外部業者のサポート終了をきっかけに、iToneセールスへの移行を決断。定期売上機能とメール請求書の活用により、サブスクリプション型のビジネスに多い毎月の定期請求作業を大幅に効率化した事例をご紹介します。iToneの定期売上機能を使うことで、毎月の請求書作成を自動化し、手作業によるミスや手間を大幅に削減できます。
1. Accessで毎月同じ請求書を複製して作成していた
観葉植物レンタルは月額固定料金でサービスを提供するサブスクリプション型のビジネスです。数百社のお客様への請求は、契約内容の大部分が毎月同じであるため、長年Accessで管理していました。毎月の請求書作成では、次の作業を繰り返していました。
| ①前月の請求書をコピーする |
| ②明細を修正する |
| ③請求書を印刷する |
| ④配送時に同封する、または郵送する |
業務自体は回っていましたが、請求件数が増えるにつれて手間も増え、作業負担が大きくなっていました。さらに、Accessを開発した外部業者のサポートが終了し、システム改修もできない状況になっていました。
2. Accessだけでは対応できない業務も増えていた
Accessでは全体の7割程度の請求業務は対応できていましたが、一部の業務は別システムで運用していました。
| ✗請求元情報を変更したい |
| ✗顧客によって振込先口座を変えたい |
| ✗請求書のレイアウトを変更したい |
| ✗Accessでは対応できない請求を別システムで発行したい |
その結果、2つのシステムで作成した請求データをまとめて税理士へ渡すという作業も発生していました。また、取引先ごとに締日や取引条件が異なるため、管理も複雑になっていました。
3. 定期売上機能を活用して請求業務を自動化
iTone導入後は、毎月同じ内容で発生する請求について、契約内容に合わせて定期売上を登録しました。
| ✓毎月発生する請求を定期売上として登録 |
| ✓四半期・年1回など契約に合わせた周期にも対応 |
| ✓締日ごとに売上をまとめて請求書へ一括変換 |
毎月行っていた「前月の請求書をコピーして作成する」という作業が不要になり、請求書作成時間は大幅に短縮されました。
4. 内容変更が必要な顧客は色分けして管理
すべての契約が同じ内容というわけではありません。一部のお客様については、明細内容の変更・数量の変更・金額の調整といった確認が毎月必要でした。
そこで、定期売上作成時にタグ機能を利用しました。タグは単色ではなく用途に応じて色を使い分けられるため、確認内容の種類ごとに色を変えて一覧上で管理しています。
| 例数量変更が必要な顧客→黄色タグ |
| 例金額調整が必要な顧客→赤タグ |
| 例明細内容の確認が必要な顧客→青タグ |
担当者は「色が付いているものはそのまま請求しない」というルールで運用することで、確認漏れや誤請求を防げるようになりました。
5. メール請求書で発送作業を削減
これまでは配送時に請求書を同封するか郵送する方法で送付していました。現在はメール請求書機能を活用し、PDFをメールで送付する運用へ移行しました。
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移行前
印刷する
封入する 配送に同封または郵送する 郵送費・封筒代が発生する |
移行後
PDFをメールで送付
印刷・封入作業が不要に 郵送費・封筒代を削減 送付作業の時間も短縮 |
6. Accessから取引先マスターを移行
取引先マスターはAccessからデータを取り出し、iToneへ移行しました。取引先ごとに異なる締日・支払条件・請求先・請求書送付方法も、柔軟に設定できるため、従来の運用を大きく変えることなく移行することができました。
7. まとめ
今回の事例では、次のことを実現しました。
| ✔Accessでの請求書複製作業を廃止 |
| ✔毎月・四半期・年次の定期売上を自動化 |
| ✔締日ごとの一括請求で作業時間を短縮 |
| ✔タグ機能による色分けで確認漏れを防止 |
| ✔メール請求書で発送コストを削減 |
| ✔Accessと別システムに分かれていた請求業務を一元化 |
「毎月同じ請求書を作成している」「サブスクリプション型の請求をAccessで管理している」「Accessが古くなり改修できない」「複数のシステムを使い分けている」——そのような場合は、iToneの定期売上機能を活用することで、業務全体を大幅に効率化できることがあります。