複数のマンション・アパートを管理する不動産管理会社様の導入事例です。不動産管理業務では、部屋番号・入居者情報・保証人・契約内容など、一般的な販売管理システムでは対応しにくい管理項目が多く、長年Accessで独自に管理されているケースが少なくありません。今回は拠点・物件ごとに分散していたAccessの顧客管理をクラウドで一元化し、管理費徴収・収納代行との連携・freee会計との連携まで、業務全体の効率化を実現した事例をご紹介します。
1. 複数物件でのAccess運用が限界に
複数のマンション・アパートを管理されているお客様では、入居者ごとに不動産管理業務ならではの多くの管理項目を扱っていました。
| ●物件名・部屋番号 |
| ●入居者情報・保証人・緊急連絡先 |
| ●契約内容・更新履歴・管理状況 |
以前は物件・拠点ごとにAccessを配置し、それぞれが独立したデータベースで運用していました。本部では定期的に各拠点のデータを回収していましたが、データを簡単に統合することはできず、実質的には物件ごとに管理している状態でした。
| ✗物件間で最新の入居者情報を共有できない |
| ✗本部で全体の稼働状況・収支を把握しにくい |
| ✗データ集計や確認に時間がかかる |
2. 不動産管理業務に合わせた顧客管理を構築
iToneでは、お客様の業務に合わせて顧客管理をカスタマイズしました。物件ごとの入居者管理だけでなく、部屋番号・保証人・契約情報・更新履歴など、これまでAccessで管理していた項目をそのままクラウドへ移行しています。
また、入居後の顧客フォロー管理機能も追加し、入居者情報だけでなく対応履歴や連絡記録もまとめて管理できる環境を整えました。
3. 管理費徴収と会計業務を効率化
毎月発生する管理費については、iToneで徴収対象者を管理し、ゆうちょ銀行の口座振替用引落データを作成できるようにしました。毎月行っていた引落データ作成の手間を大幅に削減し、入力ミスや作成漏れの防止にもつながりました。
また、このタイミングで会計システムもfreee会計へ移行しました。以前の会計システムでは、月次の集計結果が確定するまでに2〜3か月かかることもあり、経営状況をタイムリーに把握することが困難でした。損益計算書（P/L）も実態とのズレが生じやすく、経営判断が遅れる要因となっていました。
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移行前
月次集計の確定まで2〜3か月
P/Lと実態のズレが発生 経営判断が遅れる 手作業による引落データ作成 |
移行後
売上・管理費がスムーズに会計へ反映
月次決算の早期化を実現 経営状況をタイムリーに把握 引落データ作成を自動化 |
4. 収納代行との連携で集金手段を拡充
導入当初はゆうちょ銀行の口座振替のみで対応していましたが、入居者の多様なニーズに応えるため、収納代行サービスとの連携も行いました。
近年ではゆうちょ銀行の口座を開設していない入居者も増えており、口座振替だけでは集金が難しくなるケースが生じていました。収納代行との連携により、コンビニ払いや振込など複数の支払い方法に対応できるようになり、集金業務がスムーズになりました。
5. クラウド化で物件間の情報共有を実現
クラウド化により、本部・各担当者・現地管理スタッフが同じデータベースをリアルタイムで参照できるようになりました。担当者が現場で確認した内容がそのまま本部にも反映されるため、電話やメールでの確認作業や、ExcelやFAXでの報告業務が大幅に減りました。
| ✔複数物件の入居者情報をリアルタイムで共有 |
| ✔不動産管理業務特有の管理項目をクラウドで一元管理 |
| ✔ゆうちょ銀行の口座振替用引落データを自動作成 |
| ✔収納代行連携でコンビニ払いなど支払い手段を拡充 |
| ✔販売管理とfreee会計を連携し、月次処理を早期化 |
| ✔経営状況をタイムリーに把握できる環境を実現 |
6. まとめ
Accessは業務に合わせたシステムを構築しやすい反面、複数物件での運用や他システムとの連携には限界があります。今回の事例では、入居者管理だけでなく、管理費徴収・ゆうちょ銀行の口座振替データ作成・収納代行連携・顧客フォロー・freee会計との連携までをクラウドで一元化しました。現場業務の効率化だけでなく、集金手段の拡充や会計処理の早期化まで実現しています。